Ein Gastbeitrag von: Markus Albers

Markus Albers ist Politologe, Journalist und Blogger. Sein Buch „Morgen komm ich später rein” ist gerade im Campus-Verlag erschienen. Er lebt als freier Autor in Berlin und berichtet für Zeitschriften wie Vanity Fair, AD und Monocle aus aller Welt. Zuvor schrieb er für stern und SPIEGEL, das SZ-Magazin sowie die Welt am Sonntag. Zuletzt arbeitete er als geschäftsführender Redakteur der deutschen Vanity Fair. Seine eigene Arbeitsbiografie wechselte stets zwischen festen und freien Beschäftigungen, das Thema seines Buches ist damit auch ein Lebensthema. Das Buch kann man hier beziehen.

Wir verbringen in unserem Leben durchschnittlich zwei Wochen nur mit Küssen, sechs Wochen mit Vorspiel beim Sex, 16 Stunden mit dem Orgasmus. Wir treiben im Schnitt 19 Monate lang Sport, neun Monate lang spielen wir mit unseren Kindern. In unserer Lebensbilanz stehen 16 Monate Wohnungsputz und zwei Wochen Beten. Wir sitzen sechs Monate auf der Toilette.

Und sieben Jahre im Büro.

Das scheint Ihnen noch kurz? Dann bedenken Sie, dass dies ein Durchschnittswert ist, der Rentner, Arbeitslose, Invalide sowie Hausfrauen und -männer mit einrechnet. Die Tatsache ist deprimierend, aber unbestreitbar: Keine Tätigkeit außer Schlafen (24 Jahre und vier Monate) nimmt den modernen Menschen so sehr in Anspruch wie seine Arbeit für den Lebensunterhalt, für keine wendet er als Erwachsener mehr Zeit und Energie auf und an keinem Ort – für etwa die Hälfte aller Erwerbstätigen ist es der Schreibtisch – verbringt er mehr wache Zeit. Effektiv ist das in der Regel nicht.

Vor allem die verordnete Aufmerksamkeitspflicht, nach der im Büro das jeweils Neue immer am wichtigsten ist, wirkt desaströs. Eine aktuelle Studie zeigt: Büromenschen verbummeln im Durchschnitt 2,1 Stunden pro Tag durch Ablenkungen. Die University of California fand heraus, dass sich Wissensarbeiter im Schnitt elf Minuten mit einer Aufgabe beschäftigen, bevor ihre Aufmerksamkeit durch einen Anruf, eine Mail oder Kollegen einem anderen Thema zugeführt wird. Dann dauert es durchschnittlich 25 Minuten, bevor sie sich wieder der alten Aufgabe widmen können. Derweil kommen aber neue Aufgaben hinzu, die so wichtig scheinen, dass die alte vollkommen in Vergessenheit gerät. Testpersonen hatten in ihrem fragmentierten Arbeitsalltag zwölf verschiedene Projekte gleichzeitig zu erledigen.

»Angesichts der Auswirkungen der ständigen Unterbrechungen auf die Produktivität von Unternehmen ist es überraschend, dass Manager so wenig beunruhigt sind«, sagt Jonathan B. Spira, Chefanalyst des New Yorker Technikberatungsunternehmens Basex. Der amerikanische Psychiater Edward Hallowell nennt die ständige Ablenkung im Büro »Attention Deficit Trait (ADT)« – eine Folge kommunikativer Ãœberlastung. Wer ADT hat, zeigt Symptome wie leichte Aggression, innere Unruhe und Konzentrationsstörungen.

Das vielleicht überzeugendste Experiment veranstaltete der Psychiater Glenn Wilson von der University of London. Wilson ließ drei Gruppen im IQ-Test gegeneinander antreten: Eine Testgruppe war ungestört, die zweite wurde während des Tests durch E-Mails und Telefonanrufe abgelenkt, die dritte hatte kräftig Marihuana geraucht. Erwartungsgemäß schnitten die Bekifften um durchschnittlich vier IQ-Punkte schlechter ab als die nüchternen ungestörten. Das schlechteste Ergebnis erzielten jedoch die Abgelenkten: Wer zwischendurch E-Mails und Telefonanrufe bekam, lag im Ergebnis noch mal sechs IQ-Punkte hinter den Testpersonen mit psychoaktiven Substanzen im Blut.

Dass dieses permanente Büro-Multitasking Geld kostet, liegt auf der Hand. Für die US-Wirtschaft bezifferten Forscher von Basex den Schaden auf jährlich etwa 588 Milliarden Dollar. Wissenschaftler des Henley Management Colleges kamen nach der Befragung von 180 Führungskräften aus Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden zu dem Schluss, dass Manager im Durchschnitt allein dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit unwichtigen oder überflüssigen E-Mails verplempern.

Warum gehen wir also immer noch jeden Tag ins Büro? Verschwenden acht, neun oder mehr Stunden unserer Lebenszeit mit Monotonie, Missmanagement und zickigen Kollegen in deprimierenden Räumen? Wir sitzen alle zu viel vor dem Monitor. Der Job frisst unsere Freizeit auf, obwohl wir wissen, dass uns die besten Ideen meist nicht bei der Arbeit kommen. Zwischen Meetings, Deadlines und purem Abwarten, bis der Chef Feierabend macht, haben viele Menschen das Gefühl, sie hätten in vier oder fünf Stunden effizienter, selbstbestimmter Zeit genauso viel leisten können. Und sie haben Recht.

Denn quasi unbemerkt verbreitet sich eine flexible Arbeitsform, die ich in meinem Buch „Morgen komm ich später rein” beschreibe und Easy Economy nenne: Auch Festangestellte arbeiten zunehmend wann und wo sie wollen. Nach Berechnungen des Instituts der deutschen Wirtschaft wird Telearbeit heute von 18,5 Prozent der deutschen Unternehmen angeboten – 2003 waren es noch 7,8 Prozent, 2000 erst 4 Prozent. Diese Entwicklung war uns schon zu Zeiten der New Economy als „Digitaler Nomadismus” oder „Bedouining” angekündigt worden. Aber erst seit ein zwei zwei Jahren haben wir Handys, die E-Mails empfangen. Haben billige, flächendeckende und breitbandige Internetverbindungen. Haben kollaborative Software, um miteinander zu arbeiten, ohne am selben Ort zu sein. Nach Zahlen der EU würden noch viel mehr Arbeitnehmer gern eine Form der Telearbeit praktizieren, nämlich zwei Drittel.

Derzeit entdecken viele Unternehmen, welche Vorteile sie davon haben, ihre Mitarbeiter nicht mehr jeden Tag ins Büro zu zitieren. Die Deutsche Bank versorgt im Rahmen des Programms „New Work Space” gerade ihre Mitarbeiter mit Laptops und Blackberrys. 40 Prozent sind dann bald als „Mobile People” viel unterwegs und rund 20 Prozent „Super-Mobile People” können komplett arbeiten, wann und wo sie wollen. Wenn Sie in der Verwaltung des neuen BMW-Werks in Leipzig anrufen, werden Sie aufs Mobiltelefon umgeleitet und wissen nicht, wo der Angerufene sich gerade aufhält – vielleicht ist er sogar im Urlaub. Beim Duisburger Medizintechnik-Hersteller Stryker arbeiten selbst Führungskräfte auch von zu Hause. Und wer bei SAP anfängt, lernt als erstes, dass viele Büros leer sind und nur relativ selten persönlich kommuniziert wird, sondern über E-Mail und Handy, Wikis und Online-Konferenzen.

Für die Arbeitnehmer zahlt sich das natürlich doppelt aus. Zum ersten Mal in der Geschichte können Festangestellte so arbeiten wie Freiberufler – ohne Anwesenheitspflicht und Schreibtischzwang. Ich nenne das die neuen Freiangestellten. Man geht immer noch manchmal ins Büro, aber vielleicht nur zwei Tage pro Woche oder nur drei Stunden am Tag. So kann man zwischendurch Erledigungen machen, hat Zeit für Freunde und Familie. Man verbringt nicht mehr den größten Teil seiner wachen Zeit im Büro, wo man eh ständig durch nervige Kollegen, Telefonate, E-Mails und Meetings abgelenkt wird und oft gar nicht richtig zum Arbeiten kommt.

Viele Untersuchungen belegen, dass es im Büro durch Ineffizienz und Ablenkung dramatische Verluste an Produktivität gibt. Wenn Sie sich hingegen Ihre Arbeit selbst einteilen können, wenn Sie dann arbeiten, wenn Sie sich am fittesten fühlen und nachdem sie dringende Privatsachen erledigt haben, dann schaffen sie die Arbeit von neun Stunden in fünf. Der Rest ist gewonnene Freizeit. Dadurch steigt übrigens auch ihr relativer Stundenlohn dramatisch. Im Buch gibt es viele Beispiele, wie man seine Produktivität steigert und Ablenkung reduziert.

Eine globale McKinsey-Studie zeigt, dass so genannte komplexe Tätigkeiten – also keine Sachbearbeitung – in entwickelten Ländern wie Deutschland bereits jetzt 35 bis 45 Prozent aller Jobs ausmachen und dass ihr Anteil wächst. Wir sprechen also von bald der Hälfte aller Beschäftigten, die so arbeiten kann. Der klassische Sachbearbeiter wird immer weniger gebraucht, weil Prozesse rationalisiert, durch Technologie ersetzt oder beschleunigt werden. Prognosen gehen deshalb davon aus, dass sich in den nächsten vier bis fünf Jahren die Anzahl der Beschäftigten, die regelmäßig mobil und flexibel arbeiten, etwa verdoppeln wird. In einzelnen Ländern Europas – wie Schweden oder den Niederlanden – wird bis dahin schon jeder Vierte eine solche Arbeitsform wählen.

Ein Vorreiter ist das amerikanische Unternehmen Best Buy, die größte Elektronikmarktkette des Landes. In deren Zentrale wurde 2004 die totale Freiheit für alle 4000 Mitarbeiter eingeführt. Vorher begann der Arbeitstag dort um acht Uhr morgens. Ehrgeizige ließen ihren Mantel im Auto, um so zu tun, als seien sie schon länger im Büro. Manager ließen die Länge der Mittagspausen stempeln, wer früher gehen wollte, schlich sich über die Feuertreppe hinaus. Doch plötzlich hieß es: Arbeit ist etwas, das man tut, nicht ein Ort, an den man geht. Produktivität wird seitdem nicht mehr mit physischer Anwesenheit gleichgesetzt. Angestellte, die erst um 14 Uhr im Büro auftauchen, sind keine Zuspätkommer. Andere, die um 14 Uhr schon wieder gehen, machen keineswegs einen frühen Feierabend. Die Teilnahme an allen Meetings ist freiwillig. Es ist in Ordnung, Telefonkonferenzen von seinem Wohnzimmer aus zu halten. Alle werden ermutigt, tagsüber einkaufen zu gehen, zum Sport oder ins Kino.

Ergebnis: Die durchschnittliche Produktivität pro Mitarbeiter stieg um 35 Prozent. Die freiwillige Kündigungsrate fiel um 52 Prozent in der Logistikabteilung und um satte 90 Prozent in der Online-Sparte des Unternehmens. Andererseits stieg die Zahl der unfreiwilligen Kündigungen um 50 bis 70 Prozent. Weil sich unproduktive Kollegen nicht mehr hinter einer Show des Beschäftigt-Aussehens verstecken können, werden sie leichter enttarnt und gefeuert. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist nach Messungen des unabhängigen Gallup-Instituts so hoch wie nie zuvor in der Geschichte des Unternehmens.

Das sind Zahlen die auch hierzulande Manager hellhörig machen. Die deutsche IBM lässt ebenfalls alle Angestellten arbeiten, wann und wo sie wollen. Dadurch hat sie knapp 50 Prozent der klassischen Bürofläche eingespart. Außerdem wurde durch das mobile Arbeitskonzept der jährliche Energieverbrauch um 30 000 Megawattstunden gesenkt – das sind eingesparte Millionenbeträge.

Wir sind die erste Generation, die sich vom Schreibtischzwang emanzipieren wird. Wir leben in der Informationsgesellschaft, aber arbeiten oft noch nach den Regeln der Industriegesellschaft. Doch das ändert sich gerade. Wie, genau das abläuft und wie man davon profitiert, beschreibe ich in meinem Buch.